업무 효율화, 작은 단계부터 다시 보기

리서치 수요가 늘면서 일정 공유 과정의 반복 입력과 확인, 휴먼에러를 줄이기 위해 팀은 먼저 업무를 개별 액션으로 나눠 문제를 살폈어요. 일정 생성은 필요한 작업이지만 수기 입력은 자동화할 수 있고, 메시지 전송은 꼭 필요한지 재검토할 수 있다고 판단했어요. 이해관계자와 소요 시간 등을 기준으로 우선순위를 정한 뒤, 리서치 시트에 날짜와 시간을 입력하면 캘린더 초대와 템플릿 첨부, 기본 설정이 생성되도록 개선했어요. 가능한 부분부터 테스트하며 적용한 결과 반복 입력과 검수 부담을 줄였고, 효율화는 거창한 시스템 구축보다 작은 개선에서 시작할 수 있다는 점을 배웠어요.

• 프로세스는 단계 이름만 나열하지 말고 담당자·도구·행동 등 일관된 기준으로 세분화하세요.
• 각 행동의 목적을 확인해 불필요한 단계는 없애고, 필요한 단계는 자동화나 간소화를 검토하세요.
• 우선순위는 자신의 업무 부담뿐 아니라 영향을 받는 사람의 수와 다른 업무에 미치는 영향까지 고려해 정하세요.
• 완전한 자동화를 기다리기보다 일부 사례에 먼저 적용하고, 피드백과 테스트를 거쳐 점진적으로 확대하세요.